Sekretaris

PENGERTIAN SEKRETARIS

Sekretaris adalah kata yang berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang berarti "rahasia". Dalam bahasa Prancis disebut secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut secretares. Sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain. Dari pengertian tersebut, ada banyak pengertian sekretaris dari para ahli yang berkembang saat ini. Di bawah ini beberapa diantaranya:

Menurut Webster New Dictionary of American Language College: Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc, for organization or individual.

Menurut C. L Barnhart: Sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau organisasi; seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu; sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis; sebuah meja dan rak buku di atasnya.

Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler: Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain; pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya; menteri yang mengepalai kantor pemerintahan.

Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden: Sekretaris adalah pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

Menurut M. Braum dan Roman: Sekretaris adalah pembantu dan seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut.

PENGGOLONGAN SEKRETARIS

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

a.       Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

b.      Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.

Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 3)

TUGAS-TUGAS SEKRETARIS

Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a.       Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

·         Membuka surat.

·         Menerima dikte.

·         Menerima tamu.

·         Menerima telepon.

·         Menyimpan arsip/surat.

·         Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b.      Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

·         Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

·         Menyusun surat rahasia (confidential).

·         Menyusun acara pertemuan bisnis.

·         Pembelian kado atau cindera mata.

·         Dan lain-lain.

c.       Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

·         Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

·         Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

·         Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

·         Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

·         Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

·         Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

·         Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d.      Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

·         Mengurusi Rumah tangga kantor.

·         Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e.       Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

·         Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

·         Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

·         Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f.       Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1.      Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2.      Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3.      Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4.      Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g.      Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

·         Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

·         Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

·         Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

·         Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h.      Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak

Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:

a.       Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1.      Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2.      Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3.      Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b.      Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1.      Merencanakan pekerjaan.

2.      Menerima tamu.

3.      Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4.      Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Tugas Pokok Sekretaris :

1.      Membantu pimpinan

2.      Menyiapkan agenda rapat

3.      Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan

4.      Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi

5.      Dan lain sebagainya

FUNGSI SEKRETARIS

Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu sebagai berikut.

1.      Fungsi Primer

Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, penggandaan, dan lain-lain.

2.      Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan serta bertanggung  jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar-manusia, komunikasi, teknik persiapan rapat, dan lain-lain.

Fungsi sekretaris dilihat dari kedudukannya dalam organisai, yaitu sebagai berikut.

1.      staf atau karyawan

2.      resepsionis

3.      operator telepon

4.      arsiparis

5.      typist atau pengetik

6.      pembantu pimpinan

7.      public relation officer

8.      individu

Fungsi sekretaris dilihat dari hubungannya dengan pimpinan adalah:

1.      penjaga manajer,

2.      asisten pribadi,

3.      perawat, dan

4.      penasihat.

TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

1.      Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

2.      Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a.       Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b.      Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c.       Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d.      Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e.       Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

3.      Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a.       Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b.      Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c.       Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d.      Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e.       Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

4.      Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. (A.B Susanto, 1997: 14-15)

5.      Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

6.      Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

1.      Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

2.      Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

3.      Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

4.      Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

5.      Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

PERANAN SEKRETARIS

Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.

Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.

Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.

Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal).

KEGIATAN DALAM BIDANG SEKRETARIAT

Kegiatan dalam bidang Sekretariat terdiri dari hal-hal berikut :

a.     Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi :

1.      Pembuatan surat

2.      Penerimaan surat

3.      Pengiriman surat atau pendistribusian surat-surat

4.      Penyimpanan warkat (records)

b.      Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara eksternal :

1.      Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis

2.      Secara eksternal malaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan masyarakat(public relations)

c.       Menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat

d.      Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia

e.       Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan.

FUNGSI ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Fungsi administrasi kesekretariatan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Mengadakan pencatatan(recording) dari semua kegiatan manajemen.

b.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanan pusat ketatausahaan

c.       Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi perusahaan atau jawatan

d.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan

e.       Sebagai pusat dokumentasi(master file)

TUJUAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Administrasi kesekretariatan bertujuan sebagai berikut :

a.         Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baiok secara internal maupun secara eksternal.

b.         Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.

c.         Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/jawatan, yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksaan fungsinya, yaitu :

1.                        Perencanaa(planning)

2.                        Pengorganisasian(organizing)

3.                        Penggerakan(actuating)

4.                        Pengawasan(controlling)

5.                        Pengambilan keputusan-keputusan(decision making)

SYARAT PROFESIONAL SEKRETARIS

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1.      Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

2.      General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

3.      Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4.      Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

5.      Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/

CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

1.      Menampilkan Citra Perusahaan.

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.      Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.      Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4.      Tahu Teknoiogi

Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5.      Tahu Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6.      Harus Bisa Bahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7.      Mempelajari Karakter Bos

Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8.      Mempunyai Etika yang Baik.

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9.      Pandai Berbicara di Depan Publik

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.