Komunikasi Kantor

KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan fungsi yang terpenting dalam kegiatan kantor, dan pasti ada dalam setiap organisasi, bagaimanapun sederhananya organisasi tersebut.

Komunikasi adalah setiap proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, telepon, teleprinter, jasa kurir atau sarana lainnya. lstilah komunikasi haruslah ditafsirkan secara luas dan tidak ditanggapi sebagai hanya menyertakan hal-hal yang nyata seperti pembicaraan telepon atau surat menyurat, istilah ini juga mencakup pengiriman memorandum, laporan, instruksi, pesanan, gambar dan bahkan sampel.

A.    PENGRTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI

Dalam pengertiannya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dan seseorang kepada orang lain, sekaligus termasuk mengenai penyalinan cermat gagasan-gagasan dan seseorang ke dalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan dan menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama, yaitu:

1.      Pengirim Berita

Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda, dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Tanda dapat berupa kata, tindakan, gambar atau angka.

2.      Sarana Komunikasi

Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda.

3.      Penerima Berita

Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya.

Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas, misalnya alat pengirim warta, alat penerima warta, isyarat dan lain sebagainya.

Sedangkan cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan komunikasi dalam sesuatu organisasi adalah:

1.      Wawancara

2.      Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan diantara segenap anggota organisasi.

3.      Pembicaraan telepon

4.      Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan lain-lain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk pekerja

5.      Surat edaran

6.      Papan pengumuman

7.      Plakat

8.      Laporan tahunan kepada para anggota organisasi

9.      Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai,

10.  Film, slide dan alat-alat lain yang sejenis.

Macam-macam sistem komunikasi perkantoran menurut Denyer (1975) terdiri dari:

1.      Sisteni Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Komunikasi ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.

2.      Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)

Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan keluar maupun dalam kantor itu sendiri, radio, atau hanya corong biasa

3.      Sistem Mekanis (Mechhanicall Communication)

Sistem ini seperti teleks, televisi dan lain-lain.

4.      Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)

Sistem komunikasi mi dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil seorang petugas dalam suatu bangunan yang luas. Sarananya bisa meliputi radio, pengeras suara, atau berupa lampu.

Jika sistem komunikasi dalam kantor berjalan dengan baik maka suatu kerja sama yang baik akan tercipta sehingga pencapaian tujuan organisasi dapat tenjamin. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa syarat utama bagi organisasi yang sukses apabila terdapat orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama lain.

B.     PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR

Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya, untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut :

1.      Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain

2.      Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilah-istilah hukum yang orang awam tidak tahu.

3.      Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti

Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Alasan tidak dimengertinya warta adalah karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat, atau belum memberi penjelasan yang memadai.

4.      Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta, mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan.

Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang balk, yaitu:

1.      Kejelasan

Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendek-pendek, sederhana dan mudah ditafsirkan.

2.      Perhatian

Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi, kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi.

3.      Integritas dan Ketulusan

Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya, semakin mereka menghargai integritas manajemen, semangat kerja akan terangkat.

4.      Pemilihan Media

Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya:

a)  Bersemuka (rapat, konferensi, wawancara),

b)  Lisan (telepon, radio, sistem komunikasi yang timbal balik,

c)  Tertulis (surat, buku, surat edaran, buku pedoman dll).

Mayoritas Komunikasi di dalam kantor adalah bersifat rutin, dalam hal ini pimpinan harus mempertimbangkan dan menetapkan sarana komunikasi yang harus digunakan. Untuk memutuskan sarana apa yang paling tepat ada tujuh faktor utama yang harus dipertimbangkan:

1.      Kecepatan

Seberapa urgen komunikasi yang bersangkutan?

2.      Keakuratan

Apakah informasi akan diterima secara akurat?

3.      Keamanan

Apakah ada resiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan

4.      Kerahasiaan

Apakah menjadi masalah apabila orang lain tahu?

5.      Rakaman/warkat

Apakah komunikasi perlu dalam bentuk tertulis atau cukup dengan lisan?

6.      Kesan

Apakah komunikasi juga diharapkan mendapatkan kesan baik dan pihak penenima?

7.      Biaya

Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi

Microsoft Office Publisher

PENGERTIAN MICROSOFT OFFICE PUBLISHER

Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk system operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan dimulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah di integerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.

Microsoft Office Publisher merupakan sub-program milik Microsoft Office Publisher yang berguna untuk mempermudah user dalam membuat sebuah desain bisnis dan materi komunikasi dengan mudah dan menyenangkan.

Filosofi dari program ini adalah CREATE, DESIGN and PUBLISH. Hal tersebut dapat berarti: program MS. Publisher memiliki template yang memudahkan  user dalam mendesain, tanpa harus memasukkan action script, atau menguasai tools dan teknik yang rumit seperti halnya program In Design milik Adobe , Corel Draw dan program lainnya yang di peruntukkan desainer tingkat inter mediate.

Template sendiri berarti komposisi teratur yang telah disediakan oleh program. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Anda dapat membuat desain bisnis dengan MS. Publisher, tanpa harus menentukan jumlah lembar, letak gambar dan teks, hingga file ekstensi bahasa pemrogaman.

KEGUNAAN atau FUNGSI MICROSOFT OFFICE PUBLISHER

MS. Publisher memiliki kegunaan yang sangat banyak, beberapa di antaranya adalah untuk membuat:

1.      Brosur

2.      Sertifikat

3.      Banner

4.      Brosur

5.      Bisnis Card

6.      Calendar

7.      E-Mail

8.      Newsletters

9.      Resume (Curriculum Vitae)

10.  Website

KELEBIHAN MOCROSOFT OFFICE PUBLISHER

Secara garis besar, kelebihan MS. Publisher adalah sebagai berikut:

1.      Memiliki template, sangat berguna untuk memudahkan user dalam membuat koran atau website.

2.      Mudah, sangat mendukung apabila user menguasai bahasa Inggris Fitur yang lengkap, dapat menunjang desain.

3.      Mudah di gunakan, karena semua type hasil publisher telah di pampangkan di bagian Publication Types. Sehingga user Cuma tinggal mengkreasikannya saja.

4.      Memiliki template – template yang indah dan unik, sehingga memudahkan penggunaannya dalam menciptakan aneka macam karya desain dalamwaktu yang singkat.

5.      Dapat menciptakan berbagai jenis hasil karya desain yang indah yang sangat di butuhkan dalam kehidupan sehari – hari. Sehingga, dengan kata lain, software ini dapat menghasilkan uang yang banyak.

6.      Fitur – Fitur pada Microsoft Publisher 2007 ini lebih mudah di eksplorasidi bandingkan edisi sebelumnya.

KEKURANGAN dan KELEMAHAN MOCROSOFT OFFICE PUBLISHER

Secara garis besar, kekurangan MS. Publisher adalah sebagai berikut:

1.      Hasil output jarang dijadikan acuan oleh Perusahaan Printing dan Internet.

2.      Sinergi (Perpaduan) dengan program selain milik Microsoft terbatas.

3.      Ukuran Kertas/Field terbatas, untuk desain Banner, batas ukurannya adalah 609,6 cm,  atau 6 meter.

4.      Secara awam, keberadaan softwere ini di Indonesia belum setenar softwere desain grafis lainnya yang terdahulu, sehingga pengguna software ini hanya sebatas dari kalangan desainer.

5.      Penggunaan software ini hanya sebatas untuk mendesain saja. Dengan kata lain, software ini tidak memiliki fungsi penggunaan yang multi ganda seperti yang dimiliki Microsoft Office Word 2007.

6.      Sebagai sebuah software desain, software ini memiliki kekurangan yang sangat fatal. Yakni software ini tidak memiliki tools, seperti yang di milikicorel draw.

BAGIAN – BAGIAN MOCROSOFT OFFICE PUBLISHER

Menurut Oscar (2007), menjelaskan bahwa bagian-bagian yang terdapat di dalam interface program MS Publisher yaitu :

1.      Office Button

Tombol Office digunakan untuk menampilkan menu-menu atau perintah yang berhubungan dengan dokumen, seperti: membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan lain-lain.

2.      Quick Acess Toolbar

Quick Acess Toolbar merupakan bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat akses sebuah perintah.

3.      Tab Menu

Bagian yang menunjukkan menu-menu yang berhubungan dengan perintah untuk mengolah dokumen.

4.      Title Bar

Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela Microsoft Publisher.

5.      Ribbon

Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda tergantung dari menu yang dipilih.

6.      Format Publication

Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color Scheme, Font Scheme dan lain-lain.

7.      Horizontal Scroll  Bar

Bagian yang digunakan untuk menggeser layar ke bawah atau untuk menuju ke halaman selanjutnya.Menurut Oscar tahun 2007 menjelaskan bahwa menu-menu program MS Publisher yang sering digunakan setelah kita memilih jenis publisher terdapat pada bagian Tab Menu.

HASIL OUTPUT MOCROSOFT OFFICE PUBLISHER

Secara garis besar, hasil output dari MS. Publisher adalah sebagai berikut:

1.      Publisher Files ( .pub )

2.      Web Page ( .html / .mht )

3.      Word Files ( Word 97 – Word 2007 )

4.      Graphics ( .jpeg / .gif / .png / .tiff / .bmp / .emf / .wmf )

CARA MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE PUBLISHER

Pada bagian New Publication Pilih Web Sites and E-mail. Akan muncul berbagai macam template dari website.

1.      Pilih salah satu template.

2.      Muncul kotak dialog Easy We Site Builder

3.      Pilih checkbook pada halaman yang akan kita tampilkan. Tekan OK.

4.      Pada setiap halaman yang kita pilih diatas, akan dibuatkan menu pada bagian kiri website kita.

5.      Mulai edit website.

6.      Untuk mengedit Header, klik pada header kemudian ketikkan header baru.

7.      Ketikkan posting atau berita.

8.      Untuk memasukkan gambar melalui Insert -> Picture -> From File, kemudian browse pada gambar yang akan dimasukkan.

9.      Simpan website buatan kita dengan melalui menu File -> Save As, ketikkan nama file, maka secara otomatis Ms. Publisher akan menyimpan dalam format .pub (format standar Ms. Publisher).

10.  Untuk melihat tampilan website kita, tekan menu File -> Web Page Preview.

11.  Website hasil design kita akan ditampilkan melalui browser.

12.  Untuk menyimpan dalam format .html, tekan menu File -> Publish to the Web.

Cara membuka Ms. Publisher 2007

A.    Melalui tombol START

1.      Klik tombol START

2.      Klik ALL PROGRAM

3.      Klik MICROSOFT OFFICE

4.      Klik MICROSOFT OFFICE PUBLISHER 2007

B.     Melalui icon Ms. Publisher 2007

Klik kiri dua kali secara cepat atau double klik kiri pada icon Ms. Publisher 2007 atau klik kanan pada icon Ms. Publisher 2007 lalu klik OPEN.

Langkah-langkah Membuat Brosur dengan Ms. Publisher 2007

1.      Klik Publication Types lalu pilih jenis tipe Brochuresnya. Misal kita pilih Modular, lalu pilih paper sizenya dan jumlah kolomnya. Setelah itu, klik Create atau Ok.

2.      Setelah klik tombol Create maka akan tampil format publicationnya.

3.      Setelah itu, kita atur brosur sesuai kebutuhan.

Soal-soal Tentang Ms. Publisher 2007

1.      Berikut ini adalah fungsi dari Ms. Publisher, kecuali ...

a.       Membuat Brosur

b.      Membuat Kartu Nama

c.       Membuat Surat

d.      Membuat Kalender

2.      Ms. Publisher adalah aplikasi untuk ...

a.       Mengolah kata

b.      Membuat web secara otomatis

c.       Membuat presentasi

d.      Mengolah data

3.      Publication Types pada Ms. Publisher 2007 berisi ... tipe.

a.       28

b.      35

c.       27

d.      12

4.      Berikut ini adalah Newer Designs pada Brochures, kecuali ...

a.       Perforation

b.      Simple Divider

c.       Brocade

d.      Profile

5.      Menu yang terdapat pada Ms. Publisher 2007 berjumlah ...

a.       7

b.      10

c.       8

d.      9

Langkah-langkah Membuat Kartu Nama dengan Ms. Publisher 2007

1.      Silahkan buka Microsoft Publisher kemudian pilih business card

2.      Pilih desain kartu nama yang disukai, setelah di pilih kemudian klik tombol create yang ada di pojok kanan bawah.

3.      Atur ukuran kertas yang digunakan, misalnya menggunakan kertas ukuran A4. Caranya klik change page size kemudian pilih advance lalu pilih ukuran A4  dan klik Ok.

4.      Ganti nama, email, logo dll dengan biodata Anda.

5.      Setelah semuanya selesai, saatnya kartu nama yang dibuat tadi di print. Cara print nya sama seperti print document biasa.