Komunikasi Kantor

KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan fungsi yang terpenting dalam kegiatan kantor, dan pasti ada dalam setiap organisasi, bagaimanapun sederhananya organisasi tersebut.

Komunikasi adalah setiap proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, telepon, teleprinter, jasa kurir atau sarana lainnya. lstilah komunikasi haruslah ditafsirkan secara luas dan tidak ditanggapi sebagai hanya menyertakan hal-hal yang nyata seperti pembicaraan telepon atau surat menyurat, istilah ini juga mencakup pengiriman memorandum, laporan, instruksi, pesanan, gambar dan bahkan sampel.

A.    PENGRTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI

Dalam pengertiannya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dan seseorang kepada orang lain, sekaligus termasuk mengenai penyalinan cermat gagasan-gagasan dan seseorang ke dalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan dan menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama, yaitu:

1.      Pengirim Berita

Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda, dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Tanda dapat berupa kata, tindakan, gambar atau angka.

2.      Sarana Komunikasi

Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda.

3.      Penerima Berita

Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya.

Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas, misalnya alat pengirim warta, alat penerima warta, isyarat dan lain sebagainya.

Sedangkan cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan komunikasi dalam sesuatu organisasi adalah:

1.      Wawancara

2.      Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan diantara segenap anggota organisasi.

3.      Pembicaraan telepon

4.      Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan lain-lain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk pekerja

5.      Surat edaran

6.      Papan pengumuman

7.      Plakat

8.      Laporan tahunan kepada para anggota organisasi

9.      Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai,

10.  Film, slide dan alat-alat lain yang sejenis.

Macam-macam sistem komunikasi perkantoran menurut Denyer (1975) terdiri dari:

1.      Sisteni Komunikasi Tulisan (Written Communication)

Komunikasi ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.

2.      Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)

Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan keluar maupun dalam kantor itu sendiri, radio, atau hanya corong biasa

3.      Sistem Mekanis (Mechhanicall Communication)

Sistem ini seperti teleks, televisi dan lain-lain.

4.      Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)

Sistem komunikasi mi dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil seorang petugas dalam suatu bangunan yang luas. Sarananya bisa meliputi radio, pengeras suara, atau berupa lampu.

Jika sistem komunikasi dalam kantor berjalan dengan baik maka suatu kerja sama yang baik akan tercipta sehingga pencapaian tujuan organisasi dapat tenjamin. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa syarat utama bagi organisasi yang sukses apabila terdapat orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama lain.

B.     PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR

Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya, untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut :

1.      Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain

2.      Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilah-istilah hukum yang orang awam tidak tahu.

3.      Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti

Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Alasan tidak dimengertinya warta adalah karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat, atau belum memberi penjelasan yang memadai.

4.      Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta, mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan.

Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang balk, yaitu:

1.      Kejelasan

Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendek-pendek, sederhana dan mudah ditafsirkan.

2.      Perhatian

Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi, kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi.

3.      Integritas dan Ketulusan

Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya, semakin mereka menghargai integritas manajemen, semangat kerja akan terangkat.

4.      Pemilihan Media

Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya:

a)  Bersemuka (rapat, konferensi, wawancara),

b)  Lisan (telepon, radio, sistem komunikasi yang timbal balik,

c)  Tertulis (surat, buku, surat edaran, buku pedoman dll).

Mayoritas Komunikasi di dalam kantor adalah bersifat rutin, dalam hal ini pimpinan harus mempertimbangkan dan menetapkan sarana komunikasi yang harus digunakan. Untuk memutuskan sarana apa yang paling tepat ada tujuh faktor utama yang harus dipertimbangkan:

1.      Kecepatan

Seberapa urgen komunikasi yang bersangkutan?

2.      Keakuratan

Apakah informasi akan diterima secara akurat?

3.      Keamanan

Apakah ada resiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan

4.      Kerahasiaan

Apakah menjadi masalah apabila orang lain tahu?

5.      Rakaman/warkat

Apakah komunikasi perlu dalam bentuk tertulis atau cukup dengan lisan?

6.      Kesan

Apakah komunikasi juga diharapkan mendapatkan kesan baik dan pihak penenima?

7.      Biaya

Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi